SIA “GS Core” patērētāju iesniegumu apstrādes noteikumi:

• 1.Visu ienākošo korespondenci saņem datu apstrādes operators vai jurista asistents, kas veic pirmreizēju korespondences apstrādi, nodalot patērētāju iesniegumus un trešo personu iesniegumus, kam ir tiešs sakars ar parādu atgūšanas procesu.

• 2.Patērētāju iesniegumi un trešo personu iesniegumi, kam ir tiešs sakars ar parādu atgūšanas procesu, saņemšanas dienā tiek ieskenēti un nodoti darbiniekam, kurš ir atbildīgs par iesniegumu apstrādi. Parādu apstrādes sistēmā pie attiecīgajām parāda atgūšanas lietām tiek izdarīts ieraksts par iesnieguma saņemšanu. Iesniegumi tiek glabāti elektroniskā formātā uz servera, bet to oriģināli tiek glabāti dokumentu arhīvā. Citi sūtījumi, kam nav tiešs sakars ar parādu atgūšanas procesu, tiek sadalīti SIA “GS Core” atbildīgajiem darbiniekiem pēc piekritības.

• 3.Ne vēlāk kā nākamajā darba dienā pēc iesnieguma saņemšanas atbildīgais darbinieks, vadoties no iesnieguma satura, nodaļas darbinieku noslodzes un to profesionālās kompetences, veic iesniegumu sadali nodaļas darbinieku starpā. Pēc iesnieguma saņemšanas darbinieks izdara ierakstu parādu apstrādes sistēmā par to, ka atbildi uz konkrēto iesniegumu gatavos šis darbinieks.

• 4.Iesniegumā ietvertā informācija ir aizsargājama, un tā ir apstrādājama tikai saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas un citu attiecināmu normatīvo aktu prasībām. Iesniedzējs ir tiesīgs aizliegt viņa identitātes atklāšanu bez viņa piekrišanas.

• 5.Atbilde uz patērētāja iesniegumu sniedzama (nosūtāma) 30 dienu laikā no tā saņemšanas dienas. Ievērojot lietas apstākļus, par iesniegumu apstrādi atbildīgais darbinieks ir tiesīgs noteikt īsāku atbildes sniegšanas termiņu. Gadījumos, kad atbildes sagatavošanai ir nepieciešams iegūt papildus informāciju vai dokumentus no citām personām, informācija izprasāma un atbilde sagatavojama saprātīgā termiņā bez neattaisnotas kavēšanās. Iesniedzējam 30 dienu laikā no iesnieguma saņemšanas dienas nosūtāms paziņojums par atbildes sniegšanas termiņa pagarināšanu, minot attiecīgos iemeslus. Jebkurā gadījumā iesniedzējam atbilde sniedzama 60 dienu laikā no iesnieguma saņemšanas.

• 6.Atbilde sagatavojama, vadoties no iesnieguma satura un tajā izteiktajiem lūgumiem, kā arī citiem būtiskiem lietas apstākļiem. Patērētājam sniedzams pēc iespējas pilnīgs situācijas skaidrojums, nenoklusējot svarīgus apstākļus arī gadījumos, kad par tiem iesniegumā nav īpaši jautāts.

• 7.Atbildes paraksta darbinieks, kurš ir atbildīgs par atbildē ietvertās informācijas atbilstību likumam un uzņēmuma politikai. Viņa prombūtnē atbildes paraksta cita šim nolūkam pilnvarota persona.

• 8.Gadījumos, kad patērētājs vēlas vienoties par parāda atmaksas kārtību, atbilde obligāti saskaņojama ar klientu apkalpošanas nodaļas vadītāju.

• 9.Ja iesniegumu patērētāja vārdā iesniegusi trešā persona, nepievienojot pārstāvību pamatojošu dokumentu, trešajai personai nosūtāms lūgums iesniegt minēto dokumentu. Atbildes sniegšanas termiņu skaita no pārstāvību apliecinošā dokumenta saņemšanas dienas. Ja pārstāvību apliecinošs dokuments netiek saņemts, atbilde uz iesniegumu pēc būtības netiek sniegta.

• 10.Atbildes nosūtāmas adresātiem ierakstītās vēstulēs vai šifrētā veidā uz identificētu elektroniskā pasta adresi, ja vien iesniegumā nav norādīts cits saņemšanas veids. Atbilde reģistrējama nosūtāmo dokumentu reģistrā, piešķirot tai attiecīgu kārtas numuru. Atbildes tiek glabātas elektroniskā formā, bet, ja atbilde tiek nosūtīta ierakstītā vēstulē, tad viens atbildes eksemplārs papīra formātā tiek glabāts arhīvā. Pēc atbildes sagatavošanas darbinieks izdara attiecīga satura ierakstu parādu apstrādes sistēmā.

• 11.Saņemot iesniegumu elektroniskā formā, biroja administrators vai cits darbinieks, kas sūtījumu saņēmis, pārliecinās, vai tas ir parakstīts ar drošu elektronisko parakstu. Ar drošu elektronisko parakstu parakstīts elektroniskais dokuments ir apstrādājams pēc vispārējiem noteikumiem.

• 12.Ja elektroniskā formā saņemts iesniegums, kurš nav parakstīts ar drošu elektronisko parakstu, tad klientu apkalpošanas speciālists iesniedzēju telefoniski informē vai nosūta informāciju uz iesniedzēja e-pasta adresi, lūdzot iesniegumu nosūtīt papīra formātā vai parakstīt to ar drošu elektronisko parakstu. Izņēmums no šī noteikuma pieļaujams un atbilde nosūtāma tādā pašā elektroniskā formā gadījumā, ja atbilde neprasa konkrētās parāda piedziņas lietas izpēti un ja tajā nav iekļaujama personu identificējoša informācija.

• 13.Gadījumos, kad saņemts mutisks iesniegums vai sūdzība, darbinieks izvērtē savas iespējas dot pilnvērtīgu atbildi (skaidrojumu) mutvārdos. Ja darbinieks nespēj atbildi pēc būtības sniegt nekavējoties vai arī atbildes sniegšanā var tikt izpausti personas dati neidentificētai personai, tas lūdz patērētāju iesniegt rakstveida iesniegumu un vajadzības gadījumā palīdz to sagatavot.

• 14.Šajos noteikumos aprakstītā iesniegumu apstrādes kārtība pilnā mērā attiecas arī uz juridisko personu un tādu fizisko personu, kas nav uzskatāmas par patērētājiem. Šie iesniegumu apstrādes noteikumi ir pieejami elektroniskā formā SIA “GS Core” interneta mājas lapā, kā arī papīra formātā visās parādu ārpustiesas atgūšanas pakalpojumu sniegšanas vietās.

Šie noteikumi pārskatīti un stājas spēkā 2024.gada 7.maijā